Pengertian dan Langkah-langkah mengoperasikan MYOB

1. Pengertian MYOB
 

    M.Y.O.B (Minding Your Own Business) Accounitng merupakan paket program komputer untuk bidang akuntansi yang dibuat secara terpadu (integrated software). Program dibuat oleh Data-Tech Software Pty. Ltd. Australia. Data-Tech Software merekomendasikan M.Y.O.B Accounting arsitek, konsultasan, galeri seni, salon kecantikan, kontraktor dan sebagainya. M.Y.O.B Accounting sudah menyediakan chart of account (daftar rekening) siap pakai menggunakan bahasa Inggris untuk 105 jenis perusahaan yang dapat dibaca dalam lampiran.
2. Langkah-langkah mengoperasikan MYOB

1. Mengaktifkan program MYOB   
    Start – all program – MYOB Accounting v18 – klik kiri,atauDouble click pada icon MYOB Accounting di layar desktop computer

1. Open : Mengaktifkan data akuntansi perusahaan yang sudah pernah dibuat

2. Create : Membuat sebuah data akuntansi perusahaan yang baru

3. Explore : Mengeksplorasi contoh data akuntansi yang disediakan MYOB

4. What’s New : Informasi tambahan tentang fitur baru & peningkatan dari versi sebelumnya.

5. Exit : Mengakhiri program MYOB

2.    Mengisi identitas perusahaan   

• Klik create untuk membuat data perusahaan baru

Masukkan data perusahaan:
   Pada serial number : KOSONGKAN

Company name : Nama Perusahaan

UEN No. : Nomor Ijin Usaha

GST No. : Nomor NPWP

Address : Alamat perusahaan

Phone number : No. Telepon Perusahaan

Fax Number : No. Fax Perusahaan

E-mail Address : No. Email Perusahaan

Setelah itu, klik NEXT.

3. Mengisi periodesasi perusahaan

• Current financial year diisi tahun sesuai yang tertera pada soal

• Last month diisi bulan akhir periode, biasanya Desember

• Conversion month diisi bulan yang akan dikerjakan pembukuannya, apabila di soal menunjukkan neraca saldo per 30 November 20.., maka conversion month diisi Desember.

• Number of period diisi tweleve. Pengisian thirteen mengasumsikan bahwa bulan ke-13 adalah bulan yang khusus digunakan perusahaan untuk transaksi penyesuaian.

Klik NEXT.

• Setelah melakukan konfirmasi bahwa tahun keuangan anda sudah benar, klik next. 

3. Pembuatan daftar rekening

Pilih cara untuk pembuatan daftar rekening:

• I would like to start with one of the list provided By MYOB Accounting, Artinya anda akan menggunakan daftar akun yang telah disediakan oleh MYOB.

• I would like to import a list of account Provided by my accountant after I’m done creating my company file., Artinya anda akanmengimpor daftar akun dari file lain.

• I would like to build  my own account list once I begin using MYOB Accounting. Artinya anda akan membuat sendiri daftar akun secara langsung.

 *Pilih salah satu sesuai kebutuhan. Lalu klik next 

3. Menyimpan file

Pada kotak dialog New company file Assistant, Click change lalu tentukan direktori penyimpanan klik save. Tetapi apabila ingin menyimpan pada tempat yang telah disediakan MYOB maka langsung click Next dan Pilih COMMAND CENTRE, maka akan tampil Menu Command Centre.

3. Merancang Akun

Membuat Account baru :

1. Dari Account List klik ikon New

2. Tentukan apakah Header atau Details

3. Tentukan type account sesuai dengan fungsi accounts

4. Masukkan nomor account sesuai data yang diperlukan

5. Tekan enter, lalu masukkan nama account yang akan dibuat, klik OK

Menghapus Account (delete account) :

1. Dari Account List

2. Klik tanda panah atau double klik account yang sudah diblok

3. Klik Edit, pilih Delete Account (sehingga account akan terhapus)

• Masukkanlah semua akun yang ada dalam neraca saldo (soal) ke dalam masing-masing kelompok akun (dari kelompok assets sampai other expense)

• Akun-akun yang sudah tersedia yang bertanda (v) pada linked-nya dan tidak dibutuhkan harus di-inactive-kan dengan cara doble click pada akun tersebut 

• Akun-akun yang sudah tersedia dan dibutuhkan, cukup disesuaikan dengan soalnya. Ganti nomor akunnya sesuai yang tertera pada soal, (contoh : retained earning pada equity

• Akun yang di link, bias juga diganti dengan nama akun lainnya, seperti:

• Cheque Account diganti dengan Cash in Bank

• Undeposited Funds diganti dengan Petty Cash

• Trade Debtors diganti dengan Accounts Receivable

• Trade Creditors diganti dengan Accounts Payable

• Akun yang tidak dibolehkan untuk dihapus:

• Current Year Earnings

• Historical Balancing

• Payroll Liabilities

3. Meng-ekspor Accounts List

Daftar akun yang dibuat di MYOB bisa diisikan satu persatu seperti cara yang sudah ditunjukkan sebelumnya. Selain diisikan satu persatu, ada cara lainnya yaitu menyiapkan daftar akun dalam format Tab Delimited Text File (File.TXT).

Caranya:

1. Buka menu File,

2. Pilih Export Data,

3. Pilih Accounts,

4. Pilih Account Information

5. Klik Continue

6. Klik Match All,

7. Lalu klik tombol Export

8. Tetapkan Directory dan nama folder untuk menempatkan file txt

9. File Name : ketik nama file

10. Klik tombol Save

11. Proses Export daftar akun akan dilakukan oleh MYOB.

3. Meng-import akun

1. Buka menu File, pilih Import Data, pilih Accounts, pilih Account Information

2. Duplicate Records : pilih Update Existing Record,

3. Klik Continue.

4. Cari nama file di folder dan direktori yang sudah disimpan sebelumnya, klik Open.

5. Klik Match All, lalu klik Import.

6. Informasi record yang tidak berhasil di impor akan dibuatkan file oleh MYOB dengan nama file MYOBPLOG.TXT. File tersebut akan diletakkan bersamaan dengan letak folder tempat data MYOB berada.

3. Menyetting pajak

• List – tax codes

• Hapus kode pajak yang tidak diperlukan. Kode pajak yang biasa digunakan adalah GST dan NT.

• Klik akun GST pada description diisi Pajak Pertambahan Nilai – rate diisi 10% - tax collected diisi VAT Out – tax paid diisi VAT In – OK

• Pada akun NT tidak perlu diapa-apakan, tetapi jika sudah terlanjur di klik, maka rate dan tax collected diisi sama seperti GST.

3. Linked account

• Setup – linked account

• Klik menu setup, linked account, pilih account & banking account. Selanjutnya kotak dialok account & banking account akan muncul. Dalam kotak dialog ini isi kan nomor akun untuk menghubugkan akun kas/bank. Lalu pilih ok untuk menutup kotak dialog account & banking account

• Setup – linked account – sales account – tracking receivables diisi account receivable – Bank account diisi rekening kas yang digunakan untuk menampung piutang – 4 item di bawahnya diisi sesuai soal. Freight apabila ada pendapatan jasa angkut, deposits apabila terdapat uang muka penjualan, discount apabila ada potongan penjualan, late payment apabila ada pendapatan denda – OK

• Setup – linked account – purchases account – tracking payable diisi account payable – Bank account diisi rekening kas yang digunakan untuk membayar utang – 4 item dibawahnya diisi sesuai soal. Feight apabila ada beban angkut, deposits apabila ada uang muka pembelian, discount apabila ada potongan pembelian, late payment apabila ada denda keterlambatan - OK

3. Membuat kartu piutang (customer) dan utang (supplier)

• Masuk menu card file – card list – customer – new – tekan tab – isi ID – isi alamat dll sesuai soal, kecuali saldo piutang – klik selling detail – atur terminnya – OK

• Masuk modul card file – card list – supplier – new – tekan tab – isi ID – isi alamat dll sesuai soal, kecuali saldo utang – klik buying detail – atur terminnya – OK

• Termin COD digunakan apabila customer/supplier menggunakan termin tunai saat transaksi

• Termin In a Given of Days digunakan apabila customer/supplier menggunakan syarat pembayaran missal 2/10, n/30. Discount day diisi 10, Balance due days diisi 30, %discount early payment diisi 2%.

3. Membuat kartu persediaan (merchandise inventory)

• Masuk menu Inventory – item list – New

• Isikan Profile : isikan data barang yang dibeli dan dijual tersebut seperti :

• Item Number : kode barang (maks 30 karakter)

• Name : nama barang (maks 30 karakter)

• I Buy This Item : aktifkan jika barang tersebut dibeli

• I Sell This Item : aktifkan jika barang tersebut dijual

• I Inventory This Item : aktifkan jika barang tersebut di stock

• Cost of Sales Account : akun Harga Pokok Penjualan

• Tracking Sales : akun Penjualan

• Item Inventory : akun Persediaan Barang

• Tentukan Buying Details

• Standard Cost : harga pokok standar

• Buying unit of Measure : satuan pembelian (PCS)

• Tax Code When Bought : kode pajak saat dibeli (P10)

• Tentukan Selling Details

• Base Selling Price : harga jual dasar

• Selling unit of Measure : satuan unit penjualan (PCS)

• Tax Code When Bought : kode pajak saat dijual (P10)

• Klik OK.

Membuat Item Baru (Asuransi):

Apabila ada pengenaan Asuransi setiap transaksi penjualan kepada pelanggan, maka setiap terjadi penjualan kita akan mengenakan tambahan Piutang dan dicatat sebagai Utang Asuransi.

• Klik Tombol New di dalam tampilan jendela Item Lists

• Profile : isikan data barang yang dibeli dan dijual tersebut seperti :

• Item Number : kode asuransi

• Name : nama asuransi

• I Sell This Item : aktifkan pilihan ini karena akan ditampilkan di isian Enter Sales

• Tracking Sales : akun Utang Asuransi

• Selling Details : isikan data barang yang dibeli dan dijual tersebutm seperti :

• Base Selling Price : kosongkan

• Selling unit of Measuer : kosongkan

• Tax Code When Sold : pilih P10

• Klik Ok, jika sudah selesai membuat item.

3. Mengisi saldo awal akun

• Setup – balances – account opening balances – isi masing-masing saldo sesuai neraca saldo pada soal hingga angka amount be allocated menunjukkan angka 0.

• Akun-akun yang saldo normalnya di debet tapi bernilai negative (sebaliknya), awali tanda (-) sebelum menuliskan angka saldonya (contoh : allowance for doubtful debt)

• Akun-akun yang saldo normalnya di kredit tetapi bernilai sebaliknya, awali tanda (-) sebelum menuliskan angka saldonya (contoh : prive)

• Jika sudah balance, maka out of balancenya akan 0

3. Mengisi saldo awal piutang

Setup – balances – customer balances – pilih customer pada customer detail – add sale – tekan tab – isi tanggal sesuai soal – isi memo dengan saldo awal piutang – total including tax diisi dengan saldo piutangnya – ganti tax code dengan PPN - record

3. Mengisi saldo awal utang

Setup – balances – supplier balances – pilih supplier pada supplier detail – add purchase – tekan tab – isi tanggal sesuai soal – isi memo dengan saldo awal utang – total including tax diisi dengan saldo utangnya – ganti tax code dengan PPN - record

3. Mengisi saldo awal persediaan

• Masuk menu inventory – adjust inventory

• Lalu isikan data saldo awal barang

1. Inventory Journal Number : otomatis diisikan oleh MYOB

2. Date : tanggal saldo awal (1 Desember 2009)

3. Memo : keterangan saldo awal yang muncul di buku besar

4. Item Number : tekan enter, lalu pilih kode barang

5. Quantity : isikan kuantitas barang (saldo awal)

6. Unit Cost : isikan harga pokok per unit untuk setiap barang

7. Amount : otomatis diisikan dari perkalian qty x harga pokok

8. Account : tekan enter, pilih akun buku besar persediaan barang

9. Memo : isikan detail keterangan tambahn disetiap barang

10. Record : tombol untuk memposting transaksi ke buku besar, sebelumnya tekan tombol Ctrl R di keyboar untuk melihat efek jurnal dari transaksi Adjust Inventory ini.

3. Mengerjakan transaksi

• Penjualan kredit : sales – enter sales – hilangkan tanda pada tax inclusive – pilih customernya – isi tanggal transaksi - ganti layout item dengan cara klik layout, pilih item – isi ship dengan jumlah barang – isi item number dengan nama barang – isi price dengan harganya – isi freight apabila ada ongkos angkut – tekan tab – record

• Penjualan tunai : sales – enter sales – hilangkan tanda pada tax inclusive – pilih customernya – isi tanggal transaksi - ganti layout item dengan cara klik layout, pilih item – isi ship dengan jumlah barang – isi item number dengan nama barang – isi price dengan harganya – isi freight apabila ada ongkos angkut – isi paid today dengan jumlah uang yang diterima (apabila tunai seluruhnya, maka isi sesuai jumlah yang ada pada balance due) – record.

• Retur atas penjualan kredit :. sales – enter sales – hilangkan tanda pada tax inclusive – pilih customernya – isi tanggal transaksi - ganti layout item dengan cara klik layout, pilih item – isi ship dengan jumlah barang {awali dengan tanda (-)}– isi item number dengan nama barang – isi price dengan harganya – isi freight apabila ada ongkos angkut – tekan tab – record. Setelah direcord, klik register – klik returns & credits – klik apply to sale – isi tanggal returnya – record

• Retur atas penjualan tunai : langkahnya sama seperti retur atas penjualan kredit, hanya saat masuk register – returns & credits – klik pay refund – isi tanggal retur – record.

• Penerimaan piutang : sales – receive payment – isi customer – isi nomor bukti pada ID - isi tanggal pada date – isi jumlah pada amount receive – klik amount applied – tekan tab – record.

• Pembelian kredit : purchase – enter purchase – hilangkan tanda pada tax inclusive – pilih customernya – isi tanggal transaksi - ganti layout item dengan cara klik layout, pilih item – isi ship dengan jumlah barang – isi item number dengan nama barang – isi price dengan harganya – isi freight apabila ada ongkos angkut – tekan tab – record

• Pembelian tunai : purchase – enter purchase – hilangkan tanda pada tax inclusive – pilih customernya – isi tanggal transaksi - ganti layout item dengan cara klik layout, pilih item – isi ship dengan jumlah barang – isi item number dengan nama barang – isi price dengan harganya – isi freight apabila ada ongkos angkut – isi paid today dengan jumlah uang yang diterima (apabila tunai seluruhnya, maka isi sesuai jumlah yang ada pada balance due) – record.

• Retur atas pembelian kredit : purchase – enter purchase - hilangkan tanda pada tax inclusive – pilih customernya – isi tanggal transaksi - ganti layout item dengan cara klik layout, pilih item – isi ship dengan jumlah barang {awali dengan tanda (-)}– isi item number dengan nama barang – isi price dengan harganya – isi freight apabila ada ongkos angkut – tekan tab – record. Setelah direcord, klik register – klik returns & credits – klik apply to purchase – isi tanggal returnya – record

• Retur atas pembelian tunai : langkahnya sama seperti retur atas pembelian kredit, hanya saat masuk register – returns & credits – klik receive refund – isi tanggal retur – record.

• Pengeluaran kas selain pelunasan utang : banking – spend money – hilangkan tanda tax inclusive – pilih jenis kas yang akan dikeluarkan pada bagian account – isi payee dengan nama pihak yang dibayar – isi nomor cek – isi tanggal – isi jumlah yang dibayar pada amount – isi acct dengan akun debitnya – isi jumlahnya pada amount – record.

• Penerimaan kas selain penerimaan piutang : banking – receive money - hilangkan tanda tax inclusive – pilih jenis kas penerima pada bagian account – isi payor dengan nama pihak yang membayar – isi nomor bukti – isi tanggal – isi jumlah yang dibayar pada amount received – isi acct dengan akun kreditnya – isi jumlahnya pada amount – record.

• Mencatat penyesuaian : accounts – record journal entry – isi tanggal – isi memo – isi akun debit – isi akun kredit – record.

• Penyesuaian untuk rekonsiliasi : banking – reconcile accounts – isi account dengan cash in bank – isi tanggal pada bank statement date – pada new statement balance isilah dengan jumlah angka yang tercatat pada calculate statement balance sehingga out of balance bernilai 0 – klik ikon bank entry – isi amount pada service charge sesuai soal – isi ID – isi tanggai – isi expense account dengan akun bank service charge – isi amount pada interest earned sesuai soal – isi ID – isi tanggal – isi income account dengan interest income – record – klik ikon sehingga setiap baris akan otomatis ditandai – klik reconcile – klik cancel
  

• Melakukan transfer (pemindahan) kas : accounts – transfer money – isi tanggal – isi transfer money from dengan kas yang akan dipindah – isi transfer money to dengan kas yang menerima pindahan – isi amount dengan jumlah uang yang ditransfer – record

3. Menampilkan dan mencetak laporan keuangan

• Menampilkan dan mencetak neraca : reports – accounts – pada balance sheet pilih standard balance sheet – display – print – pilih printer – tentukan banyak rangkap – OK

• Menampilkan dan mencetak laporan laba rugi : reports – accounts – profit & lost (accrual) – display – print – pilih printer – tentukan banyak rangkap – OK

• Menampilkan dan mencetak laporan arus kas : reports – banking – statement of cash flow – display – print – pilih printer – tentukan banyak rangkap – OK